A gyakorlatban (értsd például üzleti környezetben) az emailváltás sokszor közel sem úgy zajlik, ahogyan azt a nyelvvizsgára esetleg „begyakoroltad”. Ez jó és rossz hír is egyben. A jó hír ebben az, hogy általában sokkal egyszerűbben és kevésbé terjengős stílusban levelezünk kollegákkal, de még akár felettesekkel is. A rossz hír, hogy néhány megszokott „beidegződést” nyugodtan elfelejthetsz, de remélhetőleg ez nem is lesz annyira nehéz.

Első szabály: a címsor- legyen lényegre törő és pontos. Nem muszáj egész mondatokat írni, sőt. elég, ha kulcsszavakat írsz. Ne használj feleslegesen írásjeleket, emojikat. Ez legyen a marketingesek feladata.

Második szabály: a stílus. Soha ne téveszd szem elől, ki az email címzettje? Ki fogja (elsősorban) olvasni a soraidat? Ennek megfelelően válassz stílust. Ha a kollegádnak írsz, nem kell feltétlenül kimérten, egész mondatokban fogalmazni. Sőt, még a főnököd felé sem muszáj feltétlenül kimértnek és hivatalosnak lenni. A lényeg, hogy emberi hangnemben írj. Attól még lehetsz udvarias, ha nem használsz feleslegesen túlburjánzó mondatszerkezeteket.

Harmadik szabály: egyszerűség. Úgy látszik, ezt a szabályt nem lehet elégszer hangsúlyozni. Az email szövege ne legyen túl terjedelmes, görgetés nélkül el lehessen olvasni. Fogalmazz világosan, de minden fontos információ legyen benne. Ha több dolgot is szeretnél közölni, amint általában ez egy emailen belül legtöbbször elő is fordul, a különféle információkat ne egy mondaton belül halmozd fel, hanem több egyszerű mondatban elosztva. Ezáltal „fogyaszthatóbb” lesz a mondanivaló, könnyebb lesz esetleg a fontosabb dolgokat lejegyzetelni. A tagolás olyan aranyszabály, amit email-írás közben is bátran alkalmazhatsz.

Negyedik szabály: soha ne küldd el az emailt átolvasás nélkül. Gyakran találhatsz benne kisebb-nagyobb hibákat, elírásokat, sőt, esetleg súlyosabb tévedéseket is. Mindenki hallott már rémtörténeteket, amikor egy-egy rosszul megfogalmazott vagy rossz helyre küldött email hatalmas galibát okozott. Ellenőrizd a tartalmat, a megfogalmazást, a helyesírást és a címzést is. Ehhez persze nem kell többször átolvasni a levelet; elég, ha egyszer átfutod, hogy biztosan érthető legyen a mondanivalód minden szempontból.

Ha ezt a négy szabályt megfogadod, lényegre törő és hibátlan emaileket tudsz majd írni.